Especialista de Eventos e Comunicação Interna (Temporário 9 meses)

Não informado

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• Atuar ativamente no planejamento, desenvolvimento, condução e administração de eventos para as áreas Médica, Marketing/BU – incluindo Força de Vendas e Acesso ao Mercado, bem como para áreas corporativas, em alinhamento com a gestão de Treinamento e com os gestores demandantes de cada área
• Customizar experiências de eventos médicos e de Marketing, de acordo com a estratégia das marcas
• Elaborar calendário anual de eventos, mantendo-o constantemente atualizado e comunicá-lo adequadamente na organização, em alinhamento com a gestão da área de Treinamento
• Atuar na preparação, condução e administração de eventos anuais/de rotina, tais como convenções e reuniões de meio do ano, eventos para o comitê executivo da empresa, eventos de Townhall, eventos comemorativos e institucionais tais como festa de fim de ano, eventos da Área Médica, Marketing/BU e Acesso ao Mercado para os stakeholders externos
• Atuar em eventos presenciais, remotos e híbridos, adequando os eventos à nova realidade deste novo modelo de mercado
• Planejar e executar toda a logística dos eventos, desde o bloqueio de agenda das pessoas envolvidas, envio de convites, levantamento de necessidades do evento, seleção de fornecedores (bids), reuniões de briefings e acompanhamento, condução de visitas técnicas, acompanhamento do evento, até a conclusão das atividades.
• Alinhar toda a logística do evento com áreas envolvidas.
• Realizar pesquisa sobre local de realização do evento, junto com a área demandante, incluindo a condução de visita técnica no local escolhido para o evento (se presencial) para garantir qualidade de sala, equipamentos, A&B, acomodações, etc.
• Administrar e monitorar todas as ações que requeiram parceiros externos para os eventos.
• Estruturar relatórios para o reporte adequado dos eventos (RSVP, briefing, relatório final e KPIs)
• Apoiar a gestão da área de SBE no estabelecimento de contatos proativos com possíveis fornecedores para eventos, criando um portfólio de parceiros para atender as demandas de eventos
• Garantir acuracidade do budget de eventos
• Conduzir benchmark para melhoria dos processos de eventos
Comunicação Interna
• Trabalhar ativamente, em parceria com a equipe e gestão da área, bem como com clientes internos e parceiros externos, no processo de criação e implementação da Intranet local da Ipsen Brasil, bem como na manutenção e publicação periódica de informações na plataforma
• Atuar na adaptação local e divulgação de peças de comunicação vindas do Grupo Ipsen, incluindo a tradução e formatação de comunicados, e envio para as audiências adequadas
• Atuar no desenvolvimento e envio de newsletters para o público interno, com o objetivo de informar nossos colaboradores sobre novidades na Ipsen e engajá-los com relação às ações da empresa
• Auxiliar no processo de desenho e revisão dos POPs das áreas de Eventos e Comunicação Interna
• Apoiar nas atividades relativas ao processo de Compras da área de SBE, tais como emissão de PO’s e SC’s, alinhamentos internos e com os fornecedores sobre faturamento, revisão de Notas Fiscais/cobranças e acompanhamento dos pagamentos
• Proatividade para apontar oportunidades de melhorias e novas ideias que agreguem valor para área e para os clientes
• Cumprir todas as políticas da empresa, em especial as de Business Ethics.
• Certificar-se de que todas as atividades da área conduzidas por parceiros e fornecedores externos também sejam conduzidas de acordo com as normas de conformidade e regulamentos locais da Ipsen

• Ensino Superior completo
• Experiência em eventos corporativos e eventos de indústria farmacêutica e/ou empresas relacionadas ao setor da saúde (eventos médicos e Marketing)
• Conhecimento das rotinas e processos de eventos de pequeno a grande porte
• Conhecimento na elaboração de congressos e eventos médicos
• Experiência em comunicação corporativa/institucional
• Conhecimento de Mídias Sociais/Ambiente Digital
• Conhecimento de ferramentas como Word, Excel e Power Point
• Inglês avançado/fluente
• Espanhol desejável